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Tendências de Tecnologia para consultório – Automação de E-mails

Deixe um comentário / Gerenciamento de Consultório, Marketing Médico / Por Rebecca Dominguez

É muito importante que um consultório médico esteja cada vez mais avançado em relação à tecnologia. Por isso existem alguns meios cujo seu consultório pode utilizar.

Como dissemos, encontrar alguém para falar ao telefone está cada vez mais difícil! Nesse contexto, o e-mail tem se tornado o canal queridinho para estreitar a relação entre empresas e consumidores. No âmbito da saúde não é diferente, tanto que uma tendência cada vez mais forte no ramo é a adoção de soluções tecnológicas que automatizem o envio de e–mails.

Para você entender melhor, funciona dessa maneira: você contrata um softwaremédico especializado em gestão de consultório (há vários, com preços bem acessíveis). Os mais avançados no mercado possuem ferramentas de automação de mensagens de e-mail. Ou seja: você irá criar mensagens e deixá-las prontas no seu sistema. Com apenas um clique ou caso você inclua um paciente em um determinado grupo, ele poderá receber mensagens específicas.

Por exemplo: caso você possua uma clínica de dermatologia, com a chegada do verão, você pode programar o envio de uma mensagem com orientações sobre cuidados com a pele, para evitar doenças relacionadas à exposição excessiva ao Sol. Essa segmentação é poderosa e gera frutos imensuráveis para o seu negócio.

Como contratar a Recepcionista para seu consultório

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Sua secretária (ou secretário) é, com certeza, a que mais falará com os pacientes além de você. Ela deve marcar e desmarcar consultas, cuidar de sua agenda, atendar o telefone e, ainda, recepcionar quem chega no consultório. Esse é um trabalho que pode ser bastante complicado e requer a sua atenção.

Mas como escolher e treinar um profissional ideal? Mesmo que sua família e amigos surjam com várias indicações, é interessante que você procure alguém especializado para te ajudar, como uma empresa de recrutamento. Depois de traçar o perfil que você acredita que a pessoa deveria ter, é só você passar a informação para essa equipe, que selecionará candidatos totalmente aptos para ocupar o cargo. Essa opção, além de mais certeira, faz com que o treinamento pós-contratação não seja tão longo e complexo como pode potencialmente ser.

Quando contratado, além de mostrar quais e como as tarefas devem ser realizadas, é muito importante que seu novo profissional entenda a maneira com a qual os clientes devem ser tratados e abordados. Ser cuidadoso é um dos pontos principais, porque o paciente que chegar pode estar em uma situação delicada. Além disso, o contratado pode adiantar muito a sua vida por diversas vezes. Então, explique bem os processos de uma consulta para ele já deixar o paciente inteirado.

De nada adianta oferecer um ótimo tratamento como médico ao seu paciente se o resto da sua equipe não estiver sincronizada e em sintonia com o tipo de relação que você estabelece com ele. Afinal, muitos deles também ficam em contato direto com todos aqueles que realizam consultas. Você deve oferecer o pacote completo e, por isso, treinar sua equipe é uma mudança que fará grande diferença no gerenciamento de seu negócio.

Controle de Caixa do seu consultório

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Quando você cria centro de custos, você vai atribuir uma organização lógica que ajuda a entender o gasto nos diversos setores que há em seu consultório. Essa análise individualizada permite ter uma visão de receitas e despesas de forma independente.

Para descomplicar o assunto e você compreender melhor: olhando para a sua clínica, você pode ter um centro de custo chamado “Procedimentos cirúrgicos”, para mensurar os gastos feitos em cada uma das ações realizadas dentro da consulta que tem essa finalidade.

Com informações em mãos, fica muito mais fácil tomar decisões que ajudem a melhorar o desempenho de áreas específicas e direcionar decisões quanto a gastos, produtos e serviços oferecidos. É um pouco do que falamos ali em cima no fluxo de caixa.

Outra maneira é criar uma categoria “Exames”, para compreender melhor o quanto está sendo investido nessa parte do atendimento. É importante considerar que essas divisões são customizáveis a partir da sua necessidade. Planeje muito bem como será cada uma delas.

Defina limites

Crie limites orçamentários para cada custo e cada projeto de sua clínica . Isso te ajudará a mensurar o que está escapando do seu planejamento para criar limites mais justos e adequados, evitando ficar no vermelho ou ter que fazer reparos constantes nas finanças do consultório.

Posso te garantir: não é bola de cristal, mas o efeito dessas atitudes sendo tomadas com disciplina e disposição poderão surpreender! Comece hoje mesmo seu controle! Você verá o quanto isso o ajudará a melhorar as finanças do consultório.

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O Fluxo de caixa em seu Consultório

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É muito difícil sabermos o futuro financeiro de qualquer negócio, seja ele uma lojinha de bairro ou um Consultório médico como o seu, onde tem um fluxo de pacientes, alguns particulares e outros que vem através de convênios. É triste ver muitos médicos por aí desanimados por conta de alguns convênios, muitos não pagam o valor devido de uma consulta e outros apenas “enrolam” e acabam nem pagando não é verdade?

Não podemos dar um jeito nisso do dia pra noite, mas existem coisas simples que podemos lhe ajudar e melhor ainda, você se ajudar! Já imaginou? Não ter dores de cabeça com convênios ou melhor ser muito bem reconhecido na sua área através de determinadas estratégias que podemos fazer por você?

Antes de qualquer coisa, queremos lhe dar algumas dicas financeiras para que você possa primeiramente se fortificar e alimentar sua mente com algumas estratégias positivas, depois disso, iremos te dar algumas dicas diferenciadas para uma boa presença, seja online ou em seu próprio consultório.

Fluxo de caixa

O Fluxo de caixa é o instrumento de controle mais eficaz que ajuda a informar o responsável pela clínica toda movimentação do negócio, é importante que você Dr. esteja atento a todo fluxo de caixa, mesmo que não seja você o responsável a cuidar dessa movimentação.

Para ter um fluxo bem implantado é de extrema necessidade que a clínica trabalhe em conjunto para melhor desempenho.

Finanças pessoal x Finanças do consultório

“A clínica é minha e o dinheiro que está ali é meu!”

Ouvimos muitos médicos falarem isso, e podem ter certeza essa é uma forma muito errada em trabalhar com suas finanças, primeiramente que precisamos separar.

Afinal de contas, quando a gestão não diferencia uma coisa da outra, o caos pode estar próximo. Mesmo que você seja muito bem organizado, mais dia, menos dia, essa conta pode ficar alta demais.

Por isso, o recomendado nesses casos é manter contas separadas, para evitar pagar despesas pessoais com dinheiro do consultório e vice-versa. E o fator complicador disso está justamente em não ter um controle efetivo do que se gasta no consultório (e até mesmo nas suas finanças pessoais).

Também defina o dia de retirada do dinheiro, para evitar que, em caso de aperto, o caixa da clínica se torne a primeira opção para aliviar as finanças pessoais.